Este libro pre­ten­de apor­tar una meto­do­lo­gía útil para los pro­fe­sio­na­les de los ser­vi­cios de archi­vo y ges­tión docu­men­tal que tie­nen que abor­dar la redac­ción de un plan estra­té­gi­co para alcan­zar los obje­ti­vos con éxi­to y ren­ta­bi­li­zar los resul­ta­dos ante la sociedad.

Pla­ni­fi­car es deci­dir hoy lo que se hará en el futu­ro o, dicho de otra mane­ra, pla­ni­fi­car es decir hoy dón­de que­re­mos estar maña­na y cómo lle­ga­re­mos. El pro­ce­so de pla­ni­fi­ca­ción en un ser­vi­cio de archi­vo per­mi­te deter­mi­nar el des­tino, cono­cer los obje­ti­vos a lar­go pla­zo, opti­mi­zar el uso de recur­sos y estar pre­pa­ra­dos fren­te a hechos ines­pe­ra­dos. La pla­ni­fi­ca­ción con­lle­va, natu­ral­men­te, asig­nar unos recur­sos para cada pro­yec­to o actua­ción de for­ma jus­ti­fi­ca­da. Esto es lo que debe ase­gu­rar la finan­cia­ción ade­cua­da de los ser­vi­cios de archi­vo y sus acti­vi­da­des, tra­di­cio­nal­men­te infravalorados.
Los ser­vi­cios de archi­vos y ges­tión docu­men­tal no son aje­nos a las gran­des trans­for­ma­cio­nes de nues­tra socie­dad ante la cuar­ta revo­lu­ción indus­trial, que mejo­ra muchos aspec­tos de la cali­dad de la vida de la pobla­ción con la lle­ga­da del mun­do digi­tal, aun­que cier­ta­men­te este pro­ce­so de trans­for­ma­ción solo bene­fi­cia­rá a quie­nes sean capa­ces de inno­var y adap­tar­se. En este sen­ti­do, los ser­vi­cios de archi­vo deben pen­sar estra­té­gi­ca­men­te y pla­ni­fi­car su futu­ro para ser com­pe­ti­ti­vos y úti­les a la socie­dad en pro­fun­da trans­for­ma­ción y con cam­bios cons­tan­tes. Para hacer fren­te a este reto, los ser­vi­cios de archi­vo y ges­tión docu­men­tal deben plan­tear cons­cien­te­men­te la ela­bo­ra­ción del plan estra­té­gi­co y los pla­nes ope­ra­ti­vos o de actua­ción que lo desarrollan.

En gene­ral, la pla­ni­fi­ca­ción estra­té­gi­ca se con­ci­be como aquel pro­ce­so median­te el cual una orga­ni­za­ción esta­ble­ce la misión, la visión, los obje­ti­vos y estra­te­gias, sobre la base del aná­li­sis del entorno, con la par­ti­ci­pa­ción de los pro­fe­sio­na­les de la orga­ni­za­ción, ade­más de incor­po­rar los intere­ses de los sta­kehol­ders. Las estra­te­gias esta­rán basa­das en el apro­ve­cha­mien­to de los recur­sos y capa­ci­da­des de la orga­ni­za­ción de acuer­do con las for­ta­le­zas, debi­li­da­des, opor­tu­ni­da­des y ame­na­zas detec­ta­das. La pla­ni­fi­ca­ción estra­té­gi­ca siem­pre gene­ra bene­fi­cios para un ser­vi­cio de archi­vo y ges­tión docu­men­tal, es sin duda la cla­ve del éxi­to de las actua­cio­nes y la mejor for­ma de no dejar nada para la impro­vi­sa­ción, pues inclu­so la mejor impro­vi­sa­ción es aque­lla que se planifica.