La tec­no­lo­gía de auto­ma­ti­za­ción de flu­jos de tra­ba­jo (work­flow) se ha eri­gi­do, en los últi­mos años, como una herra­mien­ta de gran rele­van­cia y efi­cien­cia para lle­var a cabo la nece­sa­ria coor­di­na­ción de los ele­men­tos que inter­vie­nen en los pro­ce­sos: usua­rios, acti­vi­da­des, recur­sos y reglas de actua­ción. Los sis­te­mas work­flow per­mi­ten una auto­ma­ti­za­ción inte­gral del entorno de los pro­ce­sos, apor­tan­do el dina­mis­mo nece­sa­rio para ges­tio­nar ade­cua­da­men­te la com­ple­ji­dad y hete­ro­ge­nei­dad de tales elementos.

Se ana­li­zan, en pri­mer lugar, las cau­sas de la alta depen­den­cia tec­no­ló­gi­ca que sufren las orga­ni­za­cio­nes y que ha ori­gi­na­do el fenó­meno de la para­do­ja de la pro­duc­ti­vi­dad o fal­ta de inte­gra­ción entre los diver­sos ele­men­tos de los sis­te­mas de la orga­ni­za­ción. Esta situa­ción no es exclu­si­va de la orga­ni­za­ción pri­va­da. Tam­bién es carac­te­rís­ti­ca en la Admi­nis­tra­ción públi­ca, cuyo fun­cio­na­mien­to se basa en ser­vi­cios cana­li­za­dos a tra­vés de flu­jos de docu­men­tos y actividades.

Las herra­mien­tas group­wa­re son las que, tra­di­cio­nal­men­te, se han apli­ca­do para la auto­ma­ti­za­ción de entor­nos cola­bo­ra­ti­vos. Se arti­cu­lan en torno a los ejes fun­cio­na­les de la comu­ni­ca­ción, cola­bo­ra­ción y coor­di­na­ción, carac­te­rís­ti­ca esen­cial de los sis­te­mas work­flow. De esta tec­no­lo­gía se desa­rro­llan aspec­tos sobre defi­ni­cio­nes, orí­ge­nes, estruc­tu­ra, fun­cio­na­mien­to, están­da­res más impor­tan­tes y sus prin­ci­pa­les tipologías.

Se pro­po­ne ade­más una meto­do­lo­gía para la implan­ta­ción real de un sis­te­ma work­flow, la cual es adap­ta­ble a cual­quier entorno cor­po­ra­ti­vo, pues se fun­da­men­ta en direc­tri­ces y reco­men­da­cio­nes en lugar de esta­ble­cer accio­nes rígi­das y con­cre­tas. Como com­ple­men­to a la meto­do­lo­gía se desa­rro­lla un méto­do de selec­ción basa­do en la iden­ti­fi­ca­ción y pon­de­ra­ción de cri­te­rios rele­van­tes para estas apli­ca­cio­nes, que faci­li­ta su pro­ce­so de adquisición.